Cara membuat mail marge di Word

Mail merge (penggabungan surat) adalah fitur dalam Microsoft Word yang memungkinkan pengguna untuk menggabungkan informasi dari sumber data, seperti spreadsheet atau database, ke dalam dokumen Word. Hal ini memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen yang personal dan dikustomisasi dengan cepat dan efisien. Misalnya, pengguna dapat menggunakan mail merge untuk membuat surat undangan yang dipersonalisasi, faktur yang dikustomisasi, atau bahkan surat promosi yang disesuaikan dengan nama dan alamat penerima. Mail merge menghemat waktu dan usaha yang diperlukan untuk membuat banyak dokumen dengan informasi yang sama tetapi memiliki perbedaan kecil dalam setiap dokumen.

Berikut adalah contoh penggunaan mail merge di Microsoft Word dan Excel:

Contoh penggunaan mail merge di Microsoft Word:

Persiapkan sumber data di Microsoft Excel
Buatlah spreadsheet di Microsoft Excel yang berisi informasi yang akan digunakan untuk mail merge. Misalnya, kolom pertama berisi nama penerima, kolom kedua berisi alamat, kolom ketiga berisi kota, dan seterusnya.

Buat dokumen utama di Microsoft Word

Buatlah dokumen utama, yaitu surat undangan yang akan dipersonalisasi, di Microsoft Word. Pastikan dokumen utama sudah memiliki format dan layout yang diinginkan.

Tambahkan field mail merge di Microsoft Word

Di dokumen utama, tambahkan field mail merge yang akan mengambil informasi dari sumber data. Misalnya, tambahkan field [Nama Penerima] di tempat yang ingin menampilkan nama penerima.

Sambungkan dengan sumber data di Microsoft Word

Sambungkan dokumen utama dengan sumber data di Microsoft Word dengan memilih “Select Recipients” di menu Mailings dan pilih sumber data di Microsoft Excel yang sudah dibuat pada langkah 1.

Sesuaikan dokumen di Microsoft Word

Sesuaikan dokumen utama di Microsoft Word dengan informasi dari sumber data dengan mengganti informasi yang diperlukan di setiap field mail merge. Misalnya, mengubah nama penerima pada field [Nama Penerima] agar sesuai dengan informasi di sumber data.

Preview dan Finish di Microsoft Word

Lihat hasil mail merge pada menu Mailings di Microsoft Word dengan memilih “Preview Results”. Jika sudah sesuai, pilih “Finish & Merge” dan pilih opsi yang diinginkan, misalnya “Print Documents” untuk mencetak surat undangan yang sudah dipersonalisasi.

Sumber : Mail merge